Instrukcja przekazania dokumentacji przebiegu nauczania ze zlikwidowanych szkół do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Białymstoku

Podstawa prawna

1. art. 89 ust. 6 oraz art. 172 ust. 5 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe
   (tj. Dz. U. z 2025 r. poz. 1043, z późn. zm.)
2. rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów
   tej dokumentacji (Dz. U. z 2024 r. poz. 50, z późn. zm.),

Tryb występowania do Kuratorium Oświaty w Białymstoku o przejęcie dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły

1. Dyrektor (lub w przypadku szkół niepublicznych osoba prowadząca szkołę) przesyła
   do Podlaskiego Kuratora Oświaty wniosek o przejęcie dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanej:

• szkoły i placówki publicznej – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1;
• szkoły niepublicznej – wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2.

2. Do wniosku należy ponadto dołączyć:

Kopie dokumentów dotyczących powołania, przekształceń, likwidacji szkoły/placówki, decyzje o wykreśleniu z ewidencji niepublicznych szkół i placówek oświatowo -wychowawczych;

Przygotowanie dokumentacji przebiegu nauczania ze zlikwidowanej szkoły do przekazania do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Białymstoku

1. Dokumentacja przebiegu nauczania powinna posiadać odpowiednią klasyfikację
   i kwalifikację archiwalną (symbole klasyfikacyjne i oznaczenie kategorii archiwalnej) zgodną z obowiązującym w danej szkole jednolitym rzeczowym wykazem akt.
   W przypadku gdy szkoła nie posiadała jednolitego rzeczowego wykazu akt, Kuratorium Oświaty w Białymstoku przyjmuje następujące klasyfikacje:
   • Księga Protokołów Rady Pedagogicznej – B25
   • Księga Uchwał Rady Pedagogicznej – B25
   • Księga Uczniów – B50
   • Księga Ewidencji Dzieci – B50
   • Księga Ocen/Arkusz Ocen – B50
   • Protokoły z egzaminu dojrzałości  – B50
   • Protokoły z egzaminu nauki zawodu – B50
   • Protokoły z egzaminu przygotowania zawodowego – B50
   • Dziennik lekcyjny – B5
   • Dziennik zajęć pozalekcyjnych i innych – B5

Dokumentacja zewnętrznego egzaminu maturalnego, egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe oraz egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie
nie podlega przekazaniu do archiwum zakładowego Kuratorium, ponieważ właściwą instytucją do przechowywania wyżej wymienionej dokumentacji jest Okręgowa Komisja Egzaminacyjna w Łomży.

2. Archiwum zakładowe Kuratorium Oświaty w Białymstoku przyjmuje następującą dokumentację przebiegu nauczania:

• Arkusze ocen
• Protokoły egzaminów dojrzałości, protokoły egzaminów zawodowych, protokoły klasyfikacyjne (egzaminy nie prowadzone przez Okręgową Komisję Egzaminacyjną)
• Księgi uczniów
• Ewidencje uczniów
• Księgi absolwentów
• Rejestry wydanych świadectw
• Księgi Protokołów Rad Pedagogicznych
• Protokoły Powołania Komisji Egzaminacyjnej
• Dokumenty nieodebrane (świadectwa nieodebrane przez uczniów)
• Dzienniki lekcyjne

3.Archiwum zakładowe Kuratorium Oświaty w Białymstoku przyjmuje wyłącznie dokumentację uporządkowaną w następujący sposób:

• Arkusze ocen, protokoły egzaminów dojrzałości, protokoły egzaminów zawodowych oprawione w księgi umieszczamy w teczkach bezkwasowych.
• Nieoprawione arkusze ocen, protokoły egzaminów dojrzałości, protokoły egzaminów zawodowych itp. układamy w teczkach bezkwasowych według roku ukończenia
  (np. Arkusze ocen rok szkolny 2001/2002) oraz załączamy imienny spis uczniów zgodny z załączonymi arkuszami.
• Księgi uczniów, ewidencje uczniów, księgi absolwentów, rejestry wydanych świadectw, księgi protokołów Rady Pedagogicznej umieszczamy w teczkach bezkwasowych.
• Dokumenty nieodebrane (świadectwa nieodebrane przez uczniów) układamy
  w teczkach bezkwasowych alfabetycznie z załączonym imiennym spisem uczniów.
• Zapis o zawartości teczki powtarzamy na jej grzbiecie.
• Dokumentację ułożoną w teczkach należy następnie umieścić w pudłach archiwizacyjnych z tektury bezkwasowej.
• Dzienniki lekcyjne (z ostatnich pięciu lat kalendarzowych) należy umieścić
  w zwykłych pudłach archiwizacyjnych rocznikami. Dzienniki elektroniczne przekazywane są na nośniku elektronicznym (np. płyta CD, DVD)
• Pozycje powinny mieć naniesione ołówkiem tymczasowe sygnatury (numery ze spisu zdawczo – odbiorczego).
• Kolejność pozycji w pudłach musi odzwierciedlać kolejność pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym.
• Na pudłach archiwalnych należy nanieść w górnej części dłuższego i krótszego grzbietu nazwę szkoły lub placówki oświatowej (np. za pomocą pieczątki) oraz opisać zawartość pudła (nazwy pozycji ze spisu zdawczo-odbiorczego), a także należy nanieść ołówkiem numery zawartych w pudle pozycji (w dolnej części tego samego grzbietu) – wzór wg załącznika nr 7.
• Wszystkie teczki zawierające dokumentację należy opisać według wzoru
  z załącznika nr 5.
• W przypadku oprawionej dokumentacji (tj. np. księgi arkuszy ocen czy dzienniki lekcyjne) powtarzamy zapis z teczki na okładce (permanentnym pisakiem bądź
  w formie naklejki)

4. Dokumentacja przekazywana jest do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego stanowiącego załącznik nr 3. Przykładowy sposób
jego wypełnienia zawiera załącznik nr 4.

5. Wypełnione spisy zdawczo – odbiorcze należy przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej w celu weryfikacji na adres e-mail: agorska@kuratorium.bialystok.pl

6.O poprawności przygotowania spisów zdawczo-odbiorczych informuje pracownik Kuratorium Oświaty w Białymstoku telefonicznie lub wysyła informację na skrzynkę pocztową.

Przekazanie dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Białymstoku

1. Termin dostarczenia dokumentacji należy uzgodnić telefonicznie z pracownikiem archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Białymstoku.
2. Strona przekazująca przewozi dokumentację do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Białymstoku we własnym zakresie.
3.  Przed przejęciem przez archiwum zakładowe Kuratorium Oświaty w Białymstoku dokumentacja zostaje sprawdzona przez pracownika archiwum pod względem zgodności stanu przygotowania z zapisami niniejszej instrukcji. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości pracownik Kuratorium Oświaty w Białymstoku odmawia przyjęcia
   i podpisania spisu zdawczo – odbiorczego, a dostarczona dokumentacja podlega zwrotowi w celu usunięcia nieprawidłowości i ponownemu przekazaniu.
4. Jeżeli przekazywana dokumentacja nie zawiera wszystkich niezbędnych dokumentów, dyrektor szkoły lub osoba prowadząca szkołę, składa oświadczenie wg wzoru stanowiącego załącznik nr 6.
5. Prawidłowo przygotowana dokumentacja przebiegu nauczania zostaje ostatecznie przekazana w momencie podpisania przez pracownika Kuratorium Oświaty w Białymstoku spisu zdawczo – odbiorczego, którego jeden egzemplarz otrzymuje osoba przekazująca dokumenty.
6. W imieniu strony przekazującej, spisy zdawczo – odbiorcze podpisuje dyrektor szkoły
   (w przypadku szkół niepublicznych dyrektor szkoły lub osoba prowadząca).

Pozostałe informacje

Informacji w sprawie przekazywania dokumentacji przebiegu nauczania szkół zlikwidowanych do archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Białymstoku udziela  Pani Agnieszka Górska, tel. 85 748 48 48.

Załączniki:

1) Wzór wniosku o przejęcie dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły publicznej,

2) Wzór wniosku o przejęcie dokumentacji przebiegu nauczania zlikwidowanej szkoły niepublicznej,

3) Wzór spisu zdawczo-odbiorczego,

4) Wzór uzupełnionego spisu zdawczo-odbiorczego,

5) Wzór opisu teczki,

6) Wzór oświadczenia o brakującej dokumentacji przebiegu nauczania,

7) Opis pudła archiwizacyjnego.

 

Załączniki